Föreningen håller medlemsbaserade register i form av lägenhetsregister, medlemsförteckning, telefonlista, kvadratmeterlista, lista över uthyrda parkeringsplatser och garage, lista över lägenhetsinnehavare som står i kö till parkeringsplats och garage, lista över lägenhetsinnehavare eller annan folkbokförd person i föreningen och dess fordon som utnyttjar laddstationen, lista över elförbrukning för respektive lägenhet, namnlistor över boende i respektive trapphus, lista över lägenhetsinnehavare som inte fysiskt bor i föreningen, pantregister och lista över styrelse.

Föreningen har också köpeavtal kopplade till våra 67 lägenheter samt handlingar kring pantsättning mellan lägenhetsinnehavare och respektive låneförmedlare. Dessutom finns upprättade avtal för parkeringsplatser, garage och användning av laddstation.

Ändamålet med registreringen av personuppgifter är för att kunna genomföra aktuella uppdrag mellan föreningen och medlemmarna/boende. Behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR.

Utlämnande av personuppgifter enligt ovan (och enligt avtal) kan göras till personuppgiftsbiträden, såsom mäklare och finansinstitut när detta är påkallat, såsom för överlåtelse och vid pantförskrivning samt vidare till myndigheter och revisorer, samt avtalade förvaltare av föreningens uppdrag och administration.

Register som förs enligt lag

Enligt lag måste en bostadsrättsförening föra både ett lägenhetsregister, en medlemsförteckning och ett pantregister.

I dessa kan man se en förteckning över föreningens samtliga lägenheter, vilka som äger respektive bostadsrätt, vilka som är medlemmar i bostadsrättsföreningen samt vilka som har tagit ut eventuella panter för en lägenhet. Dessa register hanteras av föreningens styrelse samt av vår ekonomiska förvaltare, Juph Förvaltning AB.

Styrelsen i föreningen samt utvald personal hos vår ekonomiska förvaltare är de enda som har möjlighet att ta del av dessa uppgifter. Då dessa register enligt lag måste föras finns det ingen möjlighet för den enskilda medlemmen att kräva att plockas bort ur registren.

Enligt lag är föreningen också skyldig att arkivera de överlåtelsehandlingar som mäklare överlämnar i samband med att en bostadsrätt säljs eller överlåts på annat sätt.

Register som förs för att styrelsen ska kunna genomföra sitt uppdrag

Styrelsen i bostadsrättsföreningen för också register över samtliga medlemmar och eventuella andra boende i respektive lägenhet som har anmält sig till styrelsen, deras telefonnummer och hur stora deras lägenheter är.

Syftet är att:

• Ha information om vilka som bor i vilken lägenhet. Denna information är viktig om ett inbrott skulle ske, så att vi enkelt kan komma i kontakt med rätt personer.
   
• Vid nödsituation, såsom brand eller liknande, ha en förteckning över alla boende för att kunna bistå räddningstjänst eller annan myndighet vid en eventuell räddningsaktion.
   
• Ha möjlighet att kontakta boende kring viktiga frågor/händelser i bostadsrättsföreningen.
   
• Snabbt kunna ta fram uppgifter om hur stor en viss lägenhet är.

Vidare har föreningen register över medlemmar (+ övriga folkbokförda, se punkt 3) som:

• Hyr parkeringsplats eller garage av föreningen.
   
• Står i kö till parkeringsplats eller garage i föreningen.
   
• Använder möjligheten att ladda sin elbil i föreningen, så att förbrukningen kan faktureras.
   
• Inte fysiskt bor föreningen, så att post kan skickas till folkbokföringsadressen.
   
• Sitter i styrelsen och deras telefonnummer. 

Slutligen finns register över:

• Vilka som bor i respektive trappuppgång, så att det är tydligt för alla vem som bor var.
   
• Elförbrukning, så att rätt belopp kan faktureras efter avläsning av elmätare.

Lagring av samtliga register och personuppgifter

Lagringen av registren är uppdelade på olika platser, enligt följande:

Alla register (undantaget två) finns fysiskt på papper i pärmar, inlåsta i föreningens styrelserum, dit enbart styrelsen och utsedda personer av styrelse har tillträde. Undantagna register som inte finns fysiskt i föreningens styrelserum är pantregistret och listan över lägenhetsinnehavare som står i kö till parkeringsplats eller garage.

Samtliga register (undantaget två) finns även digitalt som Excel-filer eller i andra filformat, lösenordskyddade genom Dropbox, dit enbart styrelsen har tillgång. Undantagna register som inte finns digitalt via Dropbox är pantregistret och listan över aktuell elförbrukning för respektive lägenhet.

Aktuellt pantregister finns enbart hos föreningens ekonomiska förvaltare, Juph Förvaltning AB. Företaget har även tillgång till fastighetssystemet Real, där samtliga lägenhetsinnehavare, deras personnummer och avier/fakturor finns registrerade. Det är enbart Juph Förvaltning AB som har tillgång till det systemet.

Medlemsförteckningen finns även uppsatt i föreningens tvättstuga.

Namnlistor över boende finns i trappuppgångarna på Kyrkogatan 7, 9  samt Gersnäsgatan 5.

Listan över vilka som sitter i styrelsen, samt deras telefonnummer, finns uppsatta i samtliga trappuppgångar på Kyrkogatan 7, 9 samt Gersnäsgatan 5.

Avtal mellan förening och medlem för parkeringsplats, garage eller användning av laddstation, förvaras skriftligt och inlåst i föreningens styrelserum. En kopia av avtalen skickas också per post till Juph Förvaltning AB när dessa har upprättats.

Övrigt

Styrelsen lämnar inte ut någon kontaktinformation till medlem eller annan boende, utan att det först har godkänts av den person ärendet rör. Tillfälle när detta skulle kunna vara aktuellt är då någon form av renoveringsarbete måste utföras i fastigheten. Vi kommer då att inhämta tillstånd innan kontaktuppgifter lämnas ut.

Frågor eller klagomål

Om du har frågor om denna integritetspolicy, vår behandling av personuppgifter eller vill kontakta oss angående dina personuppgifter, är du välkommen att skicka brev till Bostadsrättsföreningen Asken, Kyrkogatan 9A, 641 46 Katrineholm.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.
Myndighetens webbplats hittar du här: https://www.imy.se/